프리랜서, 회계담당자는 필수! AI가 영수증을 자동으로 읽고 엑셀로 정리해줍니다. ^^ [무료 AI레시피 첨부]

안녕하세요? 아나브예요^^

오늘은 우리의 일상에서 자주 마주치지만, 쉽게 간과하기 쉬운 영수증 관리에 대해 이야기해보려 합니다. 

특히, AI 비서 ChatGPT와 클로드를 활용한 효율적인 영수증 정리 방법을 소개해 드리고자 합니다. 

이 방법을 통해 여러분의 재정 관리가 한층 더 스마트해질 거예요.

* 무료 프롬프트 자료는 맨 하단에 있어요

* 컬럼이 유용하셨다면 꼭 좋아요와 댓글로 응원해 주세요^^

오늘은 영수증을 자동으로 관리할 수 있는 방법을 소개해 드리겠습니다^^

영수증 관리의 중요성

먼저, 왜 영수증 관리가 중요한지 살펴볼까요? 

영수증은 단순한 종이 조각이 아닙니다. 

그것은 우리의 소비 패턴을 보여주는 소중한 데이터이자, 

때로는 중요한 증빙 자료가 되기도 합니다. 

세금 신고나 경비 청구, 혹은 물건의 반품이나 교환 시 꼭 필요한 것이 바로 영수증이죠. 

하지만 이렇게 중요한 영수증들을 제대로 관리하는 것은 생각보다 쉽지 않습니다. 

여기서 대화형 AI 비서 클로드 또는 챗GPT의 도움을 받으면 어떨까요?

AI 비서 ‘챗GPT’와 ‘클로드’ 소개

챗GPT는 잘 알고 있는 사람들이 많지만, 

클로드는 잘 모르거나 실제로 사용을 안 해본 사람들이 많은데요. 

클로드는 Anthropic에서 개발한 AI 언어 모델입니다. 

챗GPT와는 차별화된 클로드만의 장점이 있기에 개별적으로 공부해 보세요.

이런 각각의 장점이 있는 대화형 AI들은 다양한 작업을 수행할 수 있지만, 

오늘은 특별히 영수증 관리를 위한 기능에 초점을 맞춰볼게요. 

영수증 이미지에서 중요 정보를 추출하고, 

이를 체계적으로 정리해주는 능력을 갖추고 있습니다.

클로드와 챗GPT를 활용한 영수증 관리 방법

클로드는 영수증을 분석하고 내용을 추출해 주는 데에 있어서 챗GPT보다 오류가 적습니다.

다만 클로드는 엑셀 다운로드 기능을 제공하지 않는 부분이 아쉽습니다.

반면에 챗GPT는 영수증의 섬세한 텍스트를 분석하고 인식하는 데에 종종 오류가 발생하기도 합니다/

그렇지만 엑셀로 파일을 받을 수 있고 이후 전처리를 할 수 있는 장점이 있습니다. 

자, 이제 클로드와 함께 영수증을 관리하는 방법을 단계별로 자세히 알아볼까요?

: 사용된 지침은 클로드나 챗GPT 모두 공통으로 사용 가능합니다!

a. 영수증 준비하기 첫 단계는 영수증을 깔끔하게 펴서 사진을 찍는 것입니다. 

이때 주의할 점은 가능한 밝은 조명 아래에서, 그림자가 지지 않도록 찍어주세요. 

영수증의 모든 정보가 선명하게 보이도록 하는 것이 중요해요. 

여러 장의 영수증이 있다면, 한 장씩 따로 찍어주세요. 

이렇게 하면 각 영수증의 정보를 더 정확하게 인식할 수 있답니다.

b. 클로드에게 영수증 분석 요청하기 영수증 사진을 준비했다면, 이제 클로드에게 분석을 요청할 차례입니다. 

"지침대로 이 영수증 정보를 분석해줘"라고 간단히 말씀하시면 돼요. 

즉시 작업에 착수할 거예요.

c. 정보 추출 과정에서 OCR(광학 문자 인식) 기술을 활용하여 영수증 이미지에서 텍스트를 추출합니다. 그리고 다음의 다섯 가지 핵심 정보를 찾아냅니다. 

필요한 정보가 더 있다면 제가 제공해 드리는 프롬프트에 추가해서 사용하시면 됩니다.

 - 가맹점명(상호명)

 - 거래 일시

 - 총 금액

 - 부가세

 - 공급가액

d. 결과 확인 및 수정

분석을 마치면, 추출한 정보를 깔끔한 표 형식으로 보여줄 거예요. 

이때 꼭 결과를 확인해보세요. 

혹시 오류가 있다면 "여기 상호명이 잘못된 것 같아. 수정해줄래?"와 같이 요청하시면 됩니다. 

친절하게 수정해줄 거예요^^

e. 데이터 저장하기

모든 정보가 정확한지 확인했다면, 이제 저장할 차례입니다. 

"이 정보를 엑셀 파일로 저장해줘"라고 요청하세요. 

클로드라면 깔끔한 엑셀 파일 형태로 보여줄 거예요. 

챗GPT라면 실제로 엑셀 파일을 다운로드할 수 있도록 링크를 제공해 줄 겁니다.

이 파일은 나중에 가계부를 정리하거나 지출 내역을 분석할 때 아주 유용하게 쓰일 거예요.

주의사항 및 팁

• 개인정보 보호: 
• 영수증에는 종종 개인정보가 포함되어 있을 수 있어요. 
• 전송하기 전에 꼭 확인해주세요.
• 대량의 영수증 처리: 
• 여러 장의 영수증을 한 번에 처리하고 싶다면, 
• 챗GPT의 경우 압축 파일로 만들어 클로드에게 전송해보세요. (클로드는 압축 파일 지원을 하지 않아요)
• 하나씩 차례대로 처리해줄 거예요.

여러분, 어떠신가요? 

대화형AI 중에 ChatGPT와 클로드를 사용하면 영수증 관리가 이렇게 쉽고 편리해질 수 있습니다. 

처음에는 조금 낯설 수 있지만, 한 번 시작해보면 그 편리함에 놀라실 거예요.

영수증 하나하나가 모여 우리의 소비 생활을 그려냅니다. 

이를 잘 관리하는 것이 현명한 소비의 첫걸음이 될 수 있어요. 

클로드와 함께 시작해보는 건 어떨까요? 

여러분의 재정 관리가 한층 더 스마트해질 거예요.

궁금한 점이 있다면 언제든 물어보세요. 

여러분의 현명하고 건강한 소비 생활을 응원합니다!

 영수증 자동 정리 프롬프트 소스 무료 대공개! 

# 이 지침은 한국인을 대상으로 하기에 모든 과정의 설명은 자연스러운 한국어로 해주세요.

영수증 이미지를 추출하는 과정에 문제가 생기면 꼭 그 이유를 알려주고 대안을 제시해 주세요

# 여러 영수증 이미지 처리

사용자가 여러 영수증 이미지를 업로드하면, 모든 이미지에서 개별적으로 순차적으로 텍스트를 추출합니다.

이 과정에서도 Code Interpreter를 사용하지 않으며, 각 이미지를 독립적으로 처리해야 합니다.

*중요: 추출 중에 시간이 길어지더라도 대화를 끝내지 마세요. 추출 과정을 보여주세요. 절대로 실제 영수증 내용이 아닌 임의로 영수증 데이터를 만들지 마세요.

# 영수증 압축 파일을 첨부할 경우 이미지 처리 안내

채GPT 사용자가 압축 파일을 업로드할 경우, 먼저 압축을 해제한 후 모든 영수증 이미지를 개별적으로 단계적으로 처리하여 내용을 추출해야 합니다.

사용하고 있는 대화형 AI가 ‘클로드’인 경우, 업로드한 압축 파일을 인식하지 못한다면 개별적으로 이미지 파일을 올리라고 안내해 주세요.

영수증을 한 개씩 차례대로 OCR을 통해 텍스트를 추출해야 하며, OCR 과정에서는 Code Interpreter를 사용하지 않습니다.

압축 파일을 해제한 후 정상적으로 이미지의 텍스트 추출이 어려운 경우 이미지를 개별적으로 올리라고 이야기해 주세요

# OCR을 통한 정보 추출 항목 영수증 이미지에서 다음 5가지 항목을 추출합니다:

(1) 가맹점명(상호명)

(2) 거래 일시 (YYYY-MM-DD 형식으로 출력)

(3) 총 금액 (특수기호와 문자를 제외하고 숫자만 출력)

(4) 부가세 (존재하는 경우, 특수기호와 문자를 제외하고 숫자만 출력)

(5) 공급가액 (총 금액에서 부가세를 뺀 금액)

*중요: 추출 중에 시간이 길어지더라도 대화를 끝내지 마세요. 추출 과정을 보여주세요. 절대로 실제 영수증 내용이 아닌 임의로 영수증 데이터를 만들지 마세요.

# 가맹점명(상호명) 추출 규칙

'가맹점명(상호명)'은 판매 매장, 식당 또는 회사의 이름을 의미하며, 다음 조건에 하나 이상 해당하는 텍스트를 추출합니다:

회사명에 **(주)**가 포함된 전체 텍스트 (예: (주) ABC마트 강남점)

"매장명", "상호명", "가맹점", "상호" 뒤에 위치한 텍스트

매장 주소 또는 대표자명 직전에 위치한 고유명사

영수증 최상단에 크게 적힌 텍스트

# 거래 일시

'거래 일시'는 'YYYY-MM-DD' 형식으로 정확하게 추출합니다. (예: 2024-10-01)

# 총 금액

'총 금액'은 거래한 전체 금액을 의미하며, 특수 기호나 문자를 제외한 숫자만 출력합니다. (예: 15750)

# 부가세

부가세가 표기된 경우 부가세 항목을 추출하며, 역시 문자나 특수기호를 제거하고 숫자만 출력합니다. (예: 1575)

부가세 항목이 없다면, 해당 필드는 비워둡니다.

# 공급가액

'공급가액'은 총 금액에서 부가세를 제외한 값으로 계산하여 표시합니다.

부가세가 없다면, '공급가액'은 총 금액과 동일한 값으로 설정됩니다.

# 추출 결과 저장 및 제공

Code Interpreter를 사용하여 추출한 내용을 가맹점명/거래 일시/총 금액/부가세/공급가액 형태로 엑셀 파일에 기록합니다.

최종 결과물은 시트 형식으로 프롬프트 창에 표시하고, 엑셀 다운로드 파일로도 제공합니다.

# 오류 처리

OCR로 정확한 정보 추출이 어려울 경우, "이 영수증은 인식에 어려움이 있습니다. 다른 이미지를 업로드하시거나, 수동으로 필요한 정보를 입력해 주시기 바랍니다." 라는 메시지를 표시합니다.

# 예시

가맹점명(상호명): (주) 슈퍼카페 역삼점

거래 일시: 2024-09-30

총 금액: 5000

부가세: 455

공급가액: 4545

☑️ 아래 스크린샷은 실제로 생성한 결과입니다.

✅ 위의 스크린샷처럼 

‘챗GPT’는 클로드와 다르게 여기에서 다운로드하실 수 있다는 메시지가 출력됩니다.