[웰뜨 독서후기] #152 일의 80%를 줄이는 방법

책 제목 : 일의 80%를 줄이는 방법

저자 : 이다 요시히로

출판사 : 푸른숲

읽은날짜 : 25.03.17

핵심키워드 : #우선순위 #변화대응 #쪼개기

도서를 읽고 내점수는 10점 만점에 10점

1. 저자 및 도서 소개

책 소개

하지 않아도 되는 노력은 하지 않는다

최소한의 일로 최대한의 성과를 뽑아내는 우선순위 판단의 기술

더 효율적으로 일하고 더 높은 성과를 내고 싶은 일잘러들의 필독서, 《일의 80%를 줄이는 방법》이 도서출판 푸른숲에서 출간되었다. 이 책은 일의 80%를 줄일 수 있다는 혁신적인 해결책을 제시한다. 저자는 결코 우리가 부족하거나 무능력해서가 아니라 일이 너무 많은 것이라고 말하며, 극강의 효율로 정해진 시간 내에 최고의 성과를 낼 수 있는 선택과 집중의 기술을 하나하나 알려준다. 결국 업무 관리란 한정된 시간을 효율적으로 쓰는 것이다. 무엇을 하지 않을지 선택하면 무엇을 해야 할지가 분명해진다. 이 책을 읽고 나면, 쓸데없는 일에는 시간도 노력도 쏟지 않고 최고의 효율을 낼 수 있을 것이다.

저자 소개

마케팅 및 매니지먼트 전문가. 미국 서던오리건대학교 졸업 후 인사이트 테크놀로지Insight Technology에 입사해 소프트웨어 개발, 컨설팅, 미국 사업 개발 업무를 진행했다. 인도 기업과의 소프트웨어 공동 개발 프로젝트에 참여했으며 2년 연속 시장 점유율 1위에 공헌했다. 세계적인 3D 측정 기술을 보유한 글로벌 제조기업 파로FARO에서 일본·한국·동남아시아·오세아니아 등 4개 지역의 팀을 이끄는 마케팅 책임자로서 아시아 태평양 지역의 마케팅 및 프로젝트를 담당했다. 마케팅 포털 사이트 비즈니스 파이터스Biz Fighters를 운영 중이다. 저서로 아마존 재팬에서 경영 분야 베스트셀러를 기록한 『PMBOK 대응 동화로 이해하는 프로젝트 매니지먼트』외 다수가 있다.

2. 내용 정리

모든 것을 혼자서 완벽하게 하겠다고 전부다 열심히 할 필요는 없습니다. '열심히 하지 않는 것'을 택함으로써 '불필요한 일의 증가'를 막을 수 있습니다. 주위 사람들의 기대에 부응하지 못할까 봐 불안하다면 자신의 감정과 현재 상황을 명확하게 언어로 정리해 상대에게 전달하는 것이 좋습니다.

필요 이상의 부분을 잘라내면 됩니다. 모든 것을 혼자 힘으로 완벽하게 해내려 하지 않고 '해야 할 일의 80%를 줄이고 나머지 20%에 집중'하는 것을 목표로 하는 것입니다.

일의 80%를 줄이는 사고방식

업무관리가 어렵게 느껴진다고 해서 약점이 아닙니다. 오히려 현재 행동 양식과 사고 방식에 개선할 점이 있다는 뜻입니다. 즉, 성장 가능성이 있다는 말입니다.

완벽함에 대한 집착을 내려놓아야 합니다. 사실은 자기 욕심일지도 모릅니다. 정말 필요한 업무로만 여러분의 일정을 채워 보세요. 업무 능력이 뛰어난 사람은 '선택'을 확실하게 합니다. '이것도 해야 하고 저것도 해야 한다'에서 '이것만 확실히 하자'로 발상의 전환을 하세요. '반쯤 완성된 상태'에서 우선 제시한다는 마음가짐으로 하세요.

<객관적 판단 방법>

1. 자신이 중시하는 점 열거해보기

2. 그 점을 중시하는 이유 명확히 밝히기

3. 새로운 경험 시도하기

4. 자신의 집착을 분석하고 재평가하기

5. 다른 사람과 비교하지 않기

6. 자신의 직감을 의심해보기

하지 않을 일 목록 만들기

기본적으로는 중대한 업무, 다시 말해 하지 않으면 큰 문제가 생기는 일, 사후 수정이 불가능한 일만 해보세요. 애초에 하지 않아도 되는 일을 샅샅이 찾아냅니다. 다음으로 다른 사람에게 부탁할 수 있는 일을 생각합니다. 다른 사람이 나에게 무엇을 기대하는가보다 내가 무엇을 하고 싶은가를 다시 생각해 보세요. 모든 것을 내가 해야 한다는 착각을 버리세요. 집중력을 최대한 끌어내기 위해 방해받지 않는 시간을 확보해야 합니다.

멈추지 않고 일이 흘러가게 하는 법

신속하게 응답하지 않는 사람의 특징은 상대방보다 자신에게 초점을 두는 경향이 있습니다. 지금까지 해온 계획과 준비를 모두 내려놓고 행동에옮겨야겠다는 생각이 드는 순간 곧장 실행해야 합니다. 사람은 무언가를 시작하면 의욕이 생깁니다. 70%를 목표로 삼고, 중요한 내용에 집중하세요. 한 번에 여러 가지 일을 떠안으면 안 됩니다. 한쪽을 택했으면 다른 한쪽은 버려야 합니다. 종이에 구체적으로 장단점을 적어서 비교하세요. 책임이란 자기 일이므로, 스스로 정한 것에 대해서는 남 탓을 하지 않습니다. 최초의 판단이 전부가 아니기 때문에 계획은 변경될 수 있습니다. 그 순간, 그 자리에서 최선을 다 합니다. 상황에 대처하는 유연한 자세와 그 시점에서 중대한 일만 확실하게 실행하고자 하는 마음가짐이 중요합니다.

당장 해야 할 일, 나중에 할 중요할 일, 다른 사람에게 맡길 일, 하지 않아도 되는 일로 나눠서 진행하세요. 삭제하고, 결합하고, 재배열하고, 간소화하세요. 목표를 먼저 정하고 그 목표를 달성하기 위한 순서를 거꾸로 정해가세요. 목표는 구체적이고, 측정할 수 있고, 달성할 수 있고, 시간제한이 있어야 합니다. 목표 달성을 위해서는 다른 사람과 약속을 하세요. 사실 우리에게는 자신을 일관성 있는 사람이라고 믿고 타인에게도 그렇게 인정받고 싶은 심리가 있습니다. 자신이 한 말에 부합하는 생각과 행동을 하려는 심리가 작용합니다. 이것이 '약속을 지키겠다, 완수하겠다'는 원동력이 되는 것입니다.

전환 비용을 제거하라

원래 하던 작업으로 돌아가더라도 집중력을 원래 수준으로 회복하는 것은 쉬운 일이 아닙니다. 쓸데없는 에너지 소모를 줄이고 업무 효율을 높이기 위해서는 최대한 전환 비용을 줄일 필요가 있습니다. 전환이 일어날 때마다 실로 엄청난 에너지가 소모됩니다. 멀티태스킹을 하는 사람은 한 번에 한 가지 일에 집중하는 사람과 비교해 최대 40% 작업 효율이 떨어집니다. 또 다른 대학교의 연구에서도 멀티태스킹이 IQ를 떨어뜨리고 스트레스를 높이는 등 정신적, 신체적 문제를 일으킨다는 사실이 밝혀졌습니다. 이 일도 하고 저 일도 해야 한다, 더 잘해내고 싶다는 조바심을 느끼면 스스로도 깨닫지 못하는 사이에 시간과 에너지가 분산됩니다. 의식적으로 휴식을 취할 것을 염두에 두고 틈틈이 재충전한 후 다시 집중하는 것이 중요합니다. 몸이 피곤하면 집중력이 떨어지고 전환이 자주 일어나므로 이런 상태에 빠지지 않도록 평소 충분히 수면을 취하고 균형 잡힌 식사와 적당한 운동을 해 몸과 마음의 건강을 지켜야 합니다. 무의식중에 하는 일이어서 모르고 지나칠 때가 많을 뿐, 하루에도 몇 번씩 무언가를 찾는 데 시간을 쓰고 있는지도 모릅니다.

<멀티태스킹 끊는 법>

1. 집중을 방해하는 요인을 찾아낸다

2. 20분 규칙을 설정한다

3. 같은 종류의 작업은 모아서 한다

4. 갑자기 떠오른 생각은 메모해두고 나중에 처리한다

<전환비용 줄이는 법>

1. 스마트폰이나 컴퓨터 알림음을 해제한다

2. 메일 확인 시간을 정하고 그 외엔 확인하지 않는다

3. 자신만의 '집중근무시간'을 정한다

4. '따로 또 같이 일하기'를 활용한다

5. 집중할 수 있는 환경을 마련한다

6. 적절한 휴식을 취한다

플랜B가 있으면 업무 지연과 트러블이 무섭지 않다

중요한 것은 계획대로 진행되고 있는지가 아니라, 지연될 경우에 대비해 대책을 철저히 세워서 성과를 내는 것입니다. 리스크를 파악하고 분석하고 대응하고 감시해야 합니다. 실패할 위험이 높은 안건에 대해서는 다양한 상황에 대비해 백업 계획을 여러 가지로 준비해두는 것이 좋습니다. 그렇다고 플랜B를 세워두고 안이하게 생각하면 안 됩니다. 이는 어디까지나 최후의 수단입니다.

<플랜 B 장점>

1. 피해를 최소한으로 줄일 수 있다

2. 침착함을 유지할 수 있다

3. 안심할 수 있다

4. 다양한 관점으로 생각할 수 있다

5. 다양한 상황을 통제할 수 있다는 자신감을 얻는다

<플랜 B 예시>

1. 주위 사람에게 협조를 구한다

2. 필요에 따라 추가 근무한다

3. 외부인의 힘을 빌린다

4. 할 일을 줄인다

5. 효율과 속도를 높일 수 있는 수단을 도입한다

타인을 내 편으로 만들면 업무가 훨씬 편해진다

부탁하는 것은 결코 나쁜 일이 아닙니다. 내가 다 해야 한다라는 고정관념을 버리고 조금씩 다른 사람에게 부탁하는 법을 익혀 봅니다. 다른 사람에게 부탁할 때는 어떤 식으로 질문하면 좋을지 생각해 봅니다. 자신의 필요를 명확히 하고, 상대방에게 묻기 전에 스스로 조사하고, 누구에게, 언제, 어디에서, 어떻게 부탁할지 구체적으로 생각하고, 도와준 사람들에게는 반드시 감사를 표시합니다. 기본적으로 상대방의 입장에서 어떤 타이밍에 어떤 방법으로 물으면 기분이 상하지 않을지 생각해보세요. 상대를 존중하면서 거절하세요. 거절은 거북한 행위가 아니라 자기 자신과 타인을 존중하고 소중히 여기는 행위입니다. '사람'에 초점을 맞추는 것은 모든 일을 순조롭게 이끌어가는 비결입니다. 제가 만나온, 업무관리와 수행 능력이 뛰어난 경영자들이나 관리자들에게는 공통점이 있습니다. 바로 '감사'를 소중히 여긴다는 점입니다.

계획대로 되지 않더라도 당황할 이유는 없다

문제는 당연히 생기는 법니다라고 여기면 마음이 편해집니다. 무엇이든 문제가 발생했을 때는 신속하게 보고하고 사죄하는 것이 좋습니다. 그러지 않으면 문제가 더 커지고 신뢰 회복이 어려운 지경에 이를 우려가 있습니다. 무슨 일이든 걱정될 때가 가장 영향이 적습니다. 의식적으로 감정보다는 사실을 기반으로 생각하는 습관을 몸에 익히면 이를 극복하기가 좀 더 쉬워집니다. 아무리 치밀하게 준비를 해도 예상치 못한 사건이나 문제는 으레 발생하는 법이라고 생각하고 그 상황을 받아들인 뒤 침착하게 그에 대한 대책을 세우면 무난하게 대처할 수 있습니다. 그렇게 하다 보면 자기뿐만 아니라 타인의 실수도 더욱 너그럽게 받아들이게 됩니다.

일상을 깔끔하게 정리해줄 다양한 도구들

시간대에 따라 작업을 구분함으로써 매일의 업무 시간 전체를 효율적으로 사용할 수 있습니다. 업무관리는 단순히 시간만 잘 관리하는 것이 아니라 개개인의 자기 긍정감을 높이는 역할도 하는 중요한 기술이라는 점을 깊이 깨달았습니다. 중요한 것은 '상대방에게 맡기는 자세'입니다. 이 마음가짐과 함께 '타인에게 멋대로 기대하지 않는 것'이 중요하다는 것도 배웠습니다.

티끌 모아 태산 되는 자투리 시간 활용법

자신이 자투리 시간에 많은 일을 해내고 있다는 당연한 사실을 자각하시기 바랍니다. 방금 소개한 시간 사용법은 '시간'이 아니라 '분'이나 '초' 단위로 생각한다는 단순한 방법이지만, 익숙해지면 '티끌 모아 태산'이라는 속담처럼 놀랄 만큼 많은 일을 할 수 있습니다. 별것 아닌 것 같지만, 강력히 추천하는 방법입니다. 내가 현재 15분 단위로 무엇을 하고 있을까?를 기록하는 일에 도전해보세요. 대기 시간, 이동 시간, 휴식 시간을 활용해 보세요.

<업무 시간 블록을 만드는 방법>

1. 오늘 할 일을 명확히 한다

2. 집중할 수 있는 시간대를 확인한다

3. 스케줄에 '시간 블록'을 넣는다

4. 비슷한 작업은 모아서 한꺼번에 처리한다

5. 계획을 주위 사람에게 전달한다

6. 집중할 수 있는 환경을 정비한다

7. 변경과 중단에 유연하게 대응한다

시간 단축 & 효율 향상! 인터넷 활용 기술

템플릿과 포맷을 가능한 한 많이 이용하라.

부담 없이 빠른 답변이 가능한 '자주 쓰는 문구 등록'과 '음성 입력'을 이용하라.

3. 느낀 점

우선순위

누군가가 완벽주의자라고 물어보면 아니라고 하는 경우가 대부분이라고 하는데.. 최근 동료분이 나에게 몇 번이나 완벽주의냐고 했을 때 계속 아니라고 답변한 것에 뜨끔했다. 나는 정말 완벽주의인가..? 싶기도 했다. 물론 완벽하진 않지만 완벽하려고 노력하는 것 같다. 근데 그렇다고 완벽하게 하지 못한 부분에 있어서 스트레스를 막 엄청 받고 그런 스타일은 아니다. 그래서 완벽주의자라고 나 스스로 생각하지 않았을 수도 있다. 시간이 정해져 있는데 그 안에서 하려다 보니 다 했음에도 불구하고 중요하지 않은 일을 더 해나간다거나 하는 경우에는 공감이 간다. 나도 왠지 그랬던 것 같다. 뭔가 하나라도 더 채우려고 했던 것 같다. 다른 중요한 걸 먼저 해도 될 것을. 그래도 투자 공부는 계속 그동안 배워왔던 것처럼 우선순위를 생각하고 우선순위대로 해나가고 있는데 정작 회사 업무는 그렇게 못 하고 있는 것 같다는 생각이 들었다. 분명 A가 중요해서 먼저 해야 하는데 쉬운 B를 먼저 쳐내기 위해 하고 있었다. 우선순위에 대한 것을 회사 업무에도 적용시킨다면 더 효율적으로 업무를 하고 남은 시간 동안에 투자 공부를 더 할 수 있을 것 같다. 투자 공부를 하면서도 뒤죽박죽 정신이 없을 때가 많은데 그래도 계속 우선순위를 생각하고 중간 중간 되돌아 보고 복기하는 시간도 가지면서 앞으로 나아가야겠다.

멀티태스킹

원씽에서도 멀티태스킹은 당연히 불가능하다는 말을 듣고 안심했던 적이 있다. 나는 멀티태스킹이 진~짜로 잘 되지 않는다. 남편은 백색소음이라면서 음악을 들으며 업무를 보고 심지어는 공부까지 하지만 나는 노래를 들으면 그 노래에 집중하게 되어 다른 일을 전혀 할 수가 없다. 엄마는 다림질을 하면서 전화를 받기도 하지만 나는 그 또한 되지 않는다. 그래서 전화를 하다가 뭔가를 하면 티가 완전 나는지 사람들이 너 지금 뭐 하고 있냐고 물어본다. 애초에 멀티태스킹은 불가능하고 하더라도 효율이 상당히 떨어지기 때문에 한 가지씩 해 나가고 중요한 것부터 순서대로 해나가야겠다. 그리고 저자가 말해준 팁처럼 타인과 약속을 해서라도 앞으로 나아가고, 집중이 잘 되는 환경을 만들도록 앞으로도 계속 노력해야겠다.

저자는 전환비용에 대해서도 얘기하는데 멀티랑은 또 다르게 일을 스위치할 때 발생하는 전환비용이 생각보다 많이 든다는 것이다. 이걸 하다가 저걸 했다가 다시 이걸 하는 것이 상당히 비율적이라는 말이다. 사실 멀티가 안 되다 보니 업무를 하다가 다른 업무를 받거나 메시지나 메일이 오면 솔직히 집중력이 너무 떨어지는 것은 사실이다. 근데도.. 회사 일을 할 때는 어쩔 수가 없는 부분이 있는데 저자가 알려준 것처럼 메일이라도 시간을 정해놓고 봐야겠다. 어쩔 수 없는 상황에서 어쩔 수 있는 것들은 최대한 효율적으로 처리해야겠다.

시나리오

정말 미래는 예측할 수 없는 일이기 때문에 일을 할 때도 그렇고 투자를 할 때도 그렇고 당연히 플랜을 여러가지 짜 놓고는 한다. 참 내가 생각한 그대로 흘러가는 경우가 거의 없기도 하다. 멘토님께서도 이 말씀을 하시는 걸 보고 멘토님마저도 정말 쉽지 않구나 생각하기도 했다. 투자를 할 때 종잣돈을 많이 모아놔서 너무 다행이었지만 한 편으로는 그 종잣돈을 가만히 놔두지 못해서 조급하게 투자를 하기도 했고, 잔금이 되니까 더 과감하게 행동하고 리스크 대응에 안일했다. 저자의 말에 충분히 공감이 간다. 플랜B는 만약의 사태를 대비할 뿐, 최후의 방법이다. 최대한 플랜A가 진행될 수 있도록 노력해야 한다. 내 마음 가짐을 단단히 먼저 붙잡아야 한다. 그래야 플랜B까지 가는 일이 덜 할 수 있을 것 같다. 이론적인게 아니더라도 마음을 어떻게 가지느냐에 따라서도 많은 것들이 달라지는 것 같다. 예측이 아니라 시나리오를 여러 개 짜 놔서 상황에 따라 대응할 수 있도록, 안일하게 생각하지 않도록 해야겠다.

시간관리

회사에서도 나름 시간이 많이 들어가는 것들은 레버리지를 하고 있는데 그만큼 정말 관계형성이 되어 있어야 레버리지도 할 수 있다. 결국 사회는 정말 같이 살아가는 것이다. 서로 도움을 내면서 시너지를 내면 좋지 않은가. 저자는 도구들에 대해서도 추천해 주었는데 나도 당연히 아날로그 달력과 디지털 달력을 다 쓰면서 열심히 시간관리를 하고 있다. 스케줄을 업데이트하는 것도 정말 중요하다. 나의 비서는 나이니까. 자주 쓰는 문구 등록은 생각하지 못했는데 시간을 줄여 줄 수 있는 부분인 것 같다. 그리고 여기서는 15분 단위로 쪼개서 시간 관리를 추천하는데 너바나님 덕분에 30분 단위로 시간금전가계부를 작성하고 있어서 매일 꾸준히 하면 되겠다는 생각이 든다. 멘토님께서 튜터링데이때 여러 가지 일이 있지만 하나로 관통하라고 말씀해주신 만큼, 결국 원씽할 수 있도록 계획을 짜고 행동으로 옮기면서 중간 중간 나만의 시간도 가져야겠다.

4. 적용할 점

- 하지 않아도 되는 일 선별하기

- 정말 집중하고 있는지, 멀티를 하고 있는 것은 아닌지, 전환을 자주 하고 있는 것은 아닌지 생각하기

- 휴식 시간을 갖고 피곤함을 줄이면서 나 자신을 되돌아보기

- 플랜을 세워놓되 최후의 수단, 대응의 수단으로 활용하고 안이하게 생각하지 않기